Quelles aides au transport ?
Un lecteur adresse la situation suivante :
Sur mon bulletin de salaire (entreprise privée de 320 salariés), figure une ligne » indemnité de transports
« Est-ce qu’elle intègre un abonnement aux transports en commun ?
Est-ce qu’elle est cumulable avec un abonnement mensuel ? Est-ce que ces frais remboursés sont nets d’impôt et de cotisation ?
En règle générale, quelles sont les obligations des employeurs privés en matière d’aide au déplacement et à la transition écologique?
De quelles aides peuvent ainsi bénéficier les salariés qui laissent leur voiture au garage ? Utilisent les transports en commun ou leur vélo, ou trottinette ? »
L’indemnité de transport comprend-t-elle le remboursement des frais de transport en commun ?
Il existe deux modalités de prise en charge des frais de transport :
– L’une est obligatoire et concerne les frais d’abonnement aux transports collectifs ;
– L’autre est facultative et concerne les frais de carburant pour se rendre sur le lieu de travail (« indemnité ou prime de transport »).
L’employeur peut également être amené à verser des indemnités kilométriques lorsque le salarié est contraint d’utiliser son véhicule personnel.
Il faut donc distinguer l’indemnité de transport de l’obligation pour l’employeur de prendre en charge les frais de transport en commun (ou de vélo) dans le cadre du trajet entre la résidence et le lieu de travail habituel.
• Sur la prise en charge obligatoire par l’employeur des frais de transport en commun
Conformément aux dispositions des articles L. 3261-2 et R. 3261-1 et suivants du Code du travail, l’employeur a l‘obligation légale de prendre en charge 50% du prix des titres d’abonnements souscrits par ses salariés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail accomplis au moyen de transports publics de personnes (train, tram, bus…) en 2nde classe ou de services publics de location de vélo (ex. Vélib’). Cette obligation s’impose à tout employeur, quelle que soit la taille de ses effectifs.
Pour bénéficier de la prise en charge de leurs frais de transport, les salariés doivent satisfaire deux conditions :
– Utiliser des transports en commun ou un service public de locations de vélo pour aller de leur résidence habituelle à leur lieu de travail
– Disposer d’un abonnement payé pour l’utilisation de ces transports
L’employeur peut, par exception, refuser la prise en charge partielle du coût des titres de transport, lorsque le salarié perçoit déjà des indemnités représentatives de frais pour ses déplacements entre sa résidence habituelle et son lieu de travail d’un montant supérieur ou égal à 50%.
Aussi, si un salarié a souscrit plusieurs abonnements dans le cadre de son trajet (ex. Tram, SNCF et métro), l’employeur doit rembourser 50% de l’ensemble des abonnements, sans limite de plafond.
Dans l’hypothèse d’un salarié habitant à Tours Nord et travaillant à Paris, celui-ci peut demander le remboursement de l’ensemble des abonnements dont il a l’usage dans le cadre de son trajet entre sa résidence habituelle et son lieu de travail. Cela peut donc inclure un abonnement Fil Bleu, un abonnement SNCF 2nde classe (TGV ou Intercités) ainsi qu’un abonnement NAVIGO pour le métro. L’employeur doit rembourser 50% de l’ensemble du coût de ces abonnements.
Par ailleurs, si la loi prévoit que l’employeur doit rembourser a minima 50% de l’ensemble des titres d’abonnements de transport public de 2nde classe, un accord collectif (accord d’entreprise, accord de branche ou convention collective) peut prévoir des modalités de remboursement plus favorables. L’employeur ne peut fixer unilatéralement les conditions de prise en charge des frais professionnels en deçà de leur coût réel.
• Sur l’indemnité de transport (ou prime de transport)
L’indemnité de transport (ou prime de transport) s’insère dans la sphère des frais professionnels pour les employeurs de droit privé et à leurs salariés.
Les frais professionnels sont des dépenses engagées par un salarié non pas pour son confort personnel, mais dans le cadre de ses fonctions au sein de l’entreprise.
Bien que le Code du travail ne les définisse pas explicitement, un arrêté du 20 décembre 2002, relatif aux frais professionnels déductibles pour le calcul des cotisations de sécurité sociale, précise que « les frais professionnels s’entendent des charges de nature spéciale liées à la fonction ou à l’emploi du travailleur salarié ou assimilé, que celui-ci supporte dans l’accomplissement de ses missions » et ce, quel que soit le nombre de salariés dans l’entreprise.
L’employeur peut prendre en charge, au titre des déplacements entre la résidence habituelle et le lieu de travail, tout ou partie des frais de carburant et des frais exposés pour l’alimentation de véhicules électriques, hybrides rechargeables ou hydrogène engagés par les salariés, ainsi que des frais engagés par les salariés se déplaçant avec leur cycle ou cycle à pédalage assisté personnel ou en tant que conducteur ou passager en covoiturage, ou en transports publics de personnes à l’exception des frais d’abonnement mentionnés ci-dessus, ou à l’aide d’autres services de mobilité partagée. Aussi, l’employeur peut prendre en charge, dans certaines conditions tout ou partie des frais de carburant et des frais exposés pour l’alimentation de véhicules électriques, hybrides rechargeables ou hydrogène engagés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail par ceux de ses salariés :
– Dont la résidence habituelle ou le lieu de travail soit est situé dans une commune non desservie par un service public de transport collectif régulier ou un service privé mis en place par l’employeur, soit n’est pas inclus dans le périmètre d’un plan de Page 3 sur 4 mobilité obligatoire en application des articles L. 1214-3 et L. 1214-24 du code des transports ;
– Ou pour lesquels l’utilisation d’un véhicule personnel est rendue indispensable par des conditions d’horaires de travail particuliers ne permettant pas d’emprunter un mode collectif de transport.
Toutefois, par exception, la loi de finances pour 2024 permet d’élargir le bénéfice de cette prime à l’ensemble des salariés de l’entreprise pour les années 2022, 2023 et 2024.
Enfin, l’employeur doit faire figurer sur le bulletin de paie le montant de la prise en charge des frais de transport collectifs ou d’abonnement à un service public de location de vélos. Lorsque l’employeur prend en charge les frais de déplacements entre la résidence habituelle et le lieu de travail en application d’un dispositif conventionnel au moins aussi favorable que la loi, la mention doit être portée sur le bulletin de paie.
L’indemnité de transport est-elle cumulable avec un abonnement mensuel ?
L’article L. 3261-3 du Code du travail relatif à la prise en charge par l’employeur des frais de transports personnels interdit explicitement le cumul avec le remboursement des abonnements de transport en commun.
Est-ce que les frais remboursés sont nets d’impôt et de cotisation ?
Conformément à un arrêt de la Chambre sociale de la Cour de cassation du 18 décembre 2012 (n°11-13.813), la prime de transport a « le caractère d’une indemnité de remboursement de frais, non soumise à cotisations sociales ».
Aussi, l’URSSAF précise également que les remboursements de frais réels sont exonérés, sans limite, de charges sociales sous réserve :
– De prouver que le salarié est contraint d’engager ces frais supplémentaires dans le cadre de son travail ;
– De produire les justificatifs de ces frais.
Il n’y a donc aucune fiscalité ni cotisations sociales sur ces sommes sauf à considérer, malgré l’appellation retenue par l’entreprise, que cela constituent en fait des sommes visant à compenser une sujétion particulière liée à l’emploi occupé (e.g les cotisations correspondant à une inscription obligatoire à un ordre professionnel, ou encore une prime de panier versée afin de compenser le surcoût du repas consécutif à un travail posté, de nuit ou selon des horaires atypiques, ainsi qu’une indemnité de transport.)
De manière générale, quelles sont les obligations de l’employeur en matière d’aide au déplacement et à la transition écologique? De quelles aides peuvent ainsi bénéficier les salariés qui laissent leur voiture au garage?
D’une part, depuis la loi d’orientation des mobilités adoptée de décembre 2019, les employeurs ont la possibilité, de manière facultative, de prévoir un forfait mobilités durables (FMD).
L’article L. 3261-3-1 du Code du travail prévoit que l’employeur peut prendre en charge dans les conditions prévues pour les frais de carburant, tout ou partie des frais engagés par ses salariés se déplaçant entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail grâce aux modes de transports suivants :
– Le vélo, avec ou sans assistance électrique ;
– Le covoiturage en tant que conducteur ou passager ;
– Les transports publics de personnes (autres que ceux concernés par la prise en charge de frais d’abonnements) ;
– Les engins de déplacement personnel motorisés ou non (ex. trottinettes, trottinettes électriques…) ;
– Les autres services de mobilité partagée.
Le forfait mobilités durables a pour objectif d’encourager le recours à un mode de déplacement alternatif à la voiture.
Lorsque l’employeur prend en charge les frais engagés par les salariés dans le cadre du forfait mobilités durables, il doit en faire bénéficier, selon les mêmes modalités, tous les travailleurs remplissant les conditions d’éligibilité (CDI, CDD, intérimaires, apprentis, stagiaires…).
A date, le forfait mobilités durables peut aller jusqu’à 800 euros par an et par salarié et est exonéré d’impôts et de cotisations sociales. Il est cumulable avec la prise en charge obligatoire des frais de transports publics dans la limite de 800 euros (par année civile) ainsi qu’avec la prise en charge facultative des frais de carburant ou d’alimentation de véhicules électriques, hybrides rechargeables ou à hydrogène dans la limite globale de 500 euros par et par salarié (la limite est temporairement portée à 700 euros pour les années 2022, 2023 et 2024).
D’autre part, selon le lieu d’habitation du salarié il peut exister des aides locales concernant leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail.
A ce titre, la Région Centre Val de Loire propose une aide financière trimestrielle dite « MOBILICO » à destination des salariés résidants dans la région et porteurs d’abonnement mensuels ou annuels « domicile-travail » sur de longues distances. Cette vise à réduire le coût mensuel des déplacements à 100 euros par mois maximum. Cette aide cible les usagers de la SNCF (TER, transilien hors Navigo, Intercités et TGV) pour les parcours intra ou inter régionaux (y compris vers Paris).
A titre d’exemple pour un salarié habitant à Chartres et travaillant à Paris, l’abonnement SNCF est de 360 euros. Il bénéficie d’un remboursement partiel à hauteur de 50% par son employeur pour un total de 180 euros. La région va donc adresse à l’abonné une aide financière complémentaire de 80 euros pour que le reste à charge ne dépasse pas 100 euros.
Maître Léa BERESFORD, avocate au barreau de Tours.